Los procesos digitales necesitan más que tecnología moderna.
La SAP Public Cloud representa un nuevo estándar en el mundo ERP: ligera, escalable y rápidamente implementada. Pero a pesar de toda su capacidad de innovación, hay un aspecto que a menudo se pasa por alto: el almacenamiento legalmente conforme y a largo plazo de documentos y datos.
Por muy modernos que sean los documentos digitales como facturas o contratos, están sujetos a estrictas obligaciones de conservación. Un archivo completo, auditado y conforme a la ley no es opcional: es obligatorio.
Seguridad de auditoría vs. Seguridad legal – ¿cuál es la diferencia?
En el uso cotidiano, estos términos suelen considerarse sinónimos. Sin embargo, en la práctica, son claramente distintos:
- Seguridad de auditoría se refiere a la inmutabilidad técnica. Una vez archivados, los documentos no deben ser modificados – o sólo con registro completo.
- Seguridad legal hace referencia a la conformidad jurídica: la forma en que se capturan, procesan y almacenan los datos debe cumplir con normativas como el RGPD o las leyes fiscales nacionales.
Solo cuando se cumplen ambos aspectos, la empresa está realmente protegida ante una auditoría o disputa legal.
Archivado con SAP – por qué no está automáticamente resuelto
SAP diferencia entre archivado de datos (para rendimiento) y archivado de documentos (para cumplimiento). Este último se refiere a documentos originales importantes como facturas, confirmaciones de pedido o correos electrónicos.
Aunque SAP proporciona interfaces – como ArchiveLink o CMIS – no incluye un sistema de archivo conforme con GoBD. Esto significa:
La responsabilidad del almacenamiento conforme a la ley recae en la empresa.
Un riesgo real que a menudo se subestima, especialmente en entornos de nube pública.
ILM y plazos de eliminación – también eliminar requiere estrategia
SAP Information Lifecycle Management (ILM) permite gestionar los plazos de retención y eliminación. Esto no solo es legalmente necesario – por ejemplo, por el RGPD o el derecho mercantil – sino también clave para la protección de datos y la higiene del sistema.
Pero ILM por sí solo no basta: Sin un sistema de archivo conectado que respalde tanto el almacenamiento como el borrado basado en reglas, el concepto queda incompleto.
La SAP Public Cloud necesita un archivo externo
Un error frecuente: “La nube ya lo hace por sí sola”.
Pero la SAP Public Cloud no almacena documentos según el principio WORM (Write Once, Read Many). Tampoco se cumplen automáticamente los requisitos de auditorías fiscales (como los del GoBD).
Solo mediante la integración de un archivo en la nube externo – como el de arcana solutions – una infraestructura moderna de SAP se convierte en una plataforma realmente conforme y auditada. CMIS garantiza la integración técnica, el archivo asegura la disponibilidad a largo plazo y la inmutabilidad.
Factura electrónica obligatoria desde 2027 – el próximo hito
A partir de 2027, la factura electrónica será obligatoria para las grandes empresas, y desde 2028 para todas. Y cada factura electrónica está sujeta a las mismas estrictas normas de archivado que los documentos en papel.
Con SAP Public Cloud y la Business Technology Platform (BTP), CMIS es la interfaz estándar. El archivo en la nube de arcana solutions está totalmente preparado para ello – incluyendo conformidad con GoBD y RGPD.
Lift & Shift o nativo en la nube – decisión estratégica
Muchas empresas trasladan sus soluciones de archivo existentes 1:1 a la nube («Lift & Shift»). Aunque inicialmente ahorra esfuerzo, trae consigo cargas heredadas: altos costos, escalabilidad limitada y escasa automatización.
Una solución nativa en la nube como la de arcana solutions sigue otro camino:
- Implementación automatizada en el tenant de cliente SAP
- Escalado dinámico
- Sin infraestructura propia
Conclusión: quien apuesta por SAP Public Cloud, debe integrar el archivado como parte de su estrategia – no como accesorio técnico.
Confianza a través de tecnología – así funciona un archivado seguro
Un archivo moderno en la nube necesita mecanismos claros:
- Almacenamiento basado en WORM
- Cifrado en todos los niveles
- Control de acceso granular
- Registros de auditoría completos
- Legibilidad a largo plazo (por ejemplo, PDF/A)
El archivo de arcana solutions cumple con estos requisitos – estandarizado, conforme a auditorías y preparado para el futuro.
¿Soberanía de datos? Sigue en manos del cliente.
Un punto que a menudo se pasa por alto: en la nube pública, el acceso a los datos archivados permanece bajo control de la empresa. Los permisos se gestionan desde SAP, no desde el archivo.
Esto significa: La protección de datos, la transparencia y el cumplimiento siguen en sus manos.
Conclusión: Planifique con antelación. Decida con seguridad.
La SAP Public Cloud es una plataforma moderna, pero no una solución todo en uno para el archivado legalmente conforme. Quien quiera actuar con garantías, debería planificar desde el inicio un sistema de archivo adecuado.
Un archivo nativo en la nube como el de arcana solutions complementa SAP Public Cloud donde realmente importa: en disponibilidad a largo plazo, seguridad de auditoría y cumplimiento normativo.
Ya sea que esté comenzando o ya en producción – estamos aquí para ayudarle.
Por Tanja Fischer (Cpro INDUSTRY), Bernhard Morell y Fabian Keller (arcana solutions)
