Die Archivierung von Dokumenten und Daten ist im SAP-Umfeld ein zentraler Bestandteil der IT-Strategie. Mit der zunehmenden Verlagerung in Richtung SAP Public Cloud gewinnt dieses Thema zusätzlich an Bedeutung. Während Aspekte wie Clean Core, Standardisierung und Skalierbarkeit häufig im Fokus stehen, wird die Archivierung in vielen Projekten noch immer als nachgelagerte Funktion betrachtet.
Dabei ist die Ausgangssituation klar: SAP stellt zwar technische Schnittstellen wie ArchiveLink oder CMIS zur Verfügung, bietet jedoch kein eigenes revisionssicheres Archivsystem im Sinne gesetzlicher Anforderungen wie GoBD oder DSGVO. Die Verantwortung für eine rechtssichere Archivierung verbleibt somit beim Unternehmen.
Warum SAP Archivierung neu gedacht werden muss
In klassischen On-Premise-Umgebungen sind Archivlösungen häufig historisch gewachsen und fest in bestehende Systemlandschaften integriert. Mit der Einführung der SAP Public Cloud verändert sich dieses Modell grundlegend. Individuelle Erweiterungen werden reduziert, Standardisierung gewinnt an Bedeutung und moderne Schnittstellen wie CMIS treten in den Vordergrund.
Diese Entwicklung führt dazu, dass bestehende Archivkonzepte nicht ohne Weiteres übertragbar sind. Unternehmen müssen sich daher frühzeitig mit der Frage beschäftigen, wie eine Archivierungslösung in eine cloudbasierte Architektur integriert werden kann, ohne dabei Compliance-Anforderungen zu gefährden.
Anforderungen an eine moderne SAP Cloud-Archivierung
Eine zukunftssichere Archivlösung muss heute mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllen. Neben der reinen Speicherung von Dokumenten stehen insbesondere Aspekte wie Rechtssicherheit, Integration und langfristige Verfügbarkeit im Fokus.
Zunächst ist die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben essenziell. Dokumente müssen revisionssicher gespeichert werden, was insbesondere die Unveränderbarkeit sowie eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Änderungen umfasst. Gleichzeitig müssen Aufbewahrungs- und Löschfristen entsprechend GoBD und DSGVO umgesetzt werden.
Darüber hinaus ist eine nahtlose Integration in das SAP-System erforderlich. Archivierung darf nicht als isoliertes System betrachtet werden, sondern muss sich über Schnittstellen wie ArchiveLink oder CMIS direkt in die bestehenden Prozesse einfügen. Idealerweise erfolgt der Zugriff vollständig innerhalb der SAP-Oberfläche, sodass keine zusätzlichen Systeme oder Benutzeroberflächen erforderlich sind.
Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Architektur der Lösung selbst. Während klassische Ansätze häufig auf einem „Lift & Shift“-Prinzip basieren, bei dem bestehende Systeme lediglich in die Cloud verlagert werden, bieten cloud-native Lösungen deutlich mehr Potenzial. Sie ermöglichen eine dynamische Skalierung, eine nutzungsbasierte Abrechnung sowie einen deutlich reduzierten Betriebsaufwand.
Typische Risiken ohne klare Archivstrategie
In der Praxis zeigt sich, dass eine fehlende oder unzureichende Archivstrategie erhebliche Risiken mit sich bringen kann. Dokumente werden nicht GoBD-konform gespeichert, Zugriffsrechte sind nicht eindeutig geregelt oder bestehende Archivsysteme sind nicht für den Einsatz in Cloud-Umgebungen geeignet.
Besonders kritisch ist die Annahme, dass die SAP Public Cloud automatisch alle Anforderungen an die Archivierung erfüllt. Ohne ein geeignetes Archivsystem besteht die Gefahr, dass gesetzliche Vorgaben nicht eingehalten werden und im Prüfungsfall entsprechende Nachweise fehlen.
Archivierung als sinnvoller Einstieg in die Cloud
Vor dem Hintergrund dieser Herausforderungen stellt sich die Frage nach einem geeigneten Einstieg in die Cloud. Viele Unternehmen tendieren dazu, umfangreiche Systeme und Prozesse gleichzeitig zu migrieren, was jedoch häufig zu hoher Komplexität und erhöhtem Risiko führt.
Ein bewährter Ansatz besteht darin, mit der Dokumentenarchivierung zu beginnen. Archivdaten sind in der Regel historisch, unterliegen klaren Regeln und lassen sich ohne Eingriffe in operative Prozesse in die Cloud überführen. Gleichzeitig können erste Erfahrungen mit Cloud-Technologien gesammelt und wirtschaftliche Effekte, beispielsweise durch reduzierte Speicher- und Betriebskosten, schnell realisiert werden.
Zukunftssichere Archivierung mit ArchiveLink und CMIS
Eine nachhaltige Archivstrategie sollte sowohl bestehende als auch zukünftige Anforderungen berücksichtigen. In vielen Fällen bedeutet dies, ArchiveLink weiterhin für bestehende Szenarien zu nutzen und gleichzeitig CMIS für neue Cloud-basierte Anwendungen einzusetzen.
Mit dem arcana Documentserver steht eine Lösung zur Verfügung, die beide Schnittstellen parallel unterstützt. Unternehmen profitieren dadurch von einer hohen Flexibilität und können ihre Archivierung schrittweise an neue Anforderungen anpassen, ohne wiederholte Migrationen durchführen zu müssen.
Fazit
Die Archivierung im SAP-Umfeld ist kein rein technisches Detail, sondern ein zentraler Bestandteil einer nachhaltigen IT-Architektur. Insbesondere im Kontext der SAP Public Cloud ist es entscheidend, frühzeitig eine klare Strategie zu entwickeln, die sowohl gesetzliche Anforderungen erfüllt als auch zukünftige Entwicklungen berücksichtigt.
Ein durchdachtes Archivkonzept schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern bildet auch die Grundlage für eine stabile und zukunftsfähige Systemlandschaft.
