RISE with SAP no solo cambia el funcionamiento técnico de un sistema SAP. La infraestructura se traslada fuera del centro de datos propio, las inversiones se vuelven más previsibles y muchas tareas que antes realizaban las propias empresas se ofrecen cada vez más como servicio.
A primera vista, esto parece simplificar considerablemente el entorno SAP. Sin embargo, en una transformación con RISE hay cuestiones que no desaparecen automáticamente. Una de ellas es el archivado.
Los documentos existentes deben seguir estando disponibles, los plazos legales de conservación continúan siendo aplicables y también es necesario resolver cómo almacenar la información a largo plazo de forma segura y trazable para auditorías. Al mismo tiempo, el volumen de datos adquiere una mayor importancia económica en un modelo basado en la nube y en servicios.
Por este motivo, el archivado no debería considerarse una fase posterior del proyecto al adoptar RISE with SAP. Forma parte de la estrategia de arquitectura, cumplimiento normativo y costos.
RISE cambia el modelo operativo, no los requisitos de sus documentos
Al migrar a RISE, lo primero que cambia es el modelo operativo del sistema SAP. Sin embargo, lo que no cambia son los requisitos legales y organizativos aplicables a la información relevante para el negocio.
Las facturas, los contratos, los albaranes y otros documentos sujetos a obligaciones de conservación deben seguir estando disponibles y ser trazables durante los períodos establecidos, además de estar protegidos frente a modificaciones no autorizadas. Los requisitos derivados de normativas como GoBD y el RGPD también siguen siendo aplicables, independientemente de si SAP se ejecuta en el centro de datos propio de la empresa o dentro de un modelo cloud.
Por ello, un error frecuente consiste en asumir que trasladar el sistema SAP también resuelve automáticamente la cuestión del archivado. La estrategia de archivado, las interfaces necesarias y el almacenamiento de documentos a largo plazo deben seguir planificándose de forma específica.
Por qué el volumen de datos también se convierte en una cuestión de costos con RISE
En los entornos on-premises tradicionales se han acumulado grandes volúmenes de datos a lo largo de los años. Los costos asociados se distribuyen entre infraestructura propia, almacenamiento, administración, mantenimiento y otros gastos operativos. Por esta razón, no siempre es posible asignar directamente estos costos a cada gigabyte de datos.
En un modelo basado en la nube y en servicios, esta perspectiva cambia. El volumen de datos y el consumo de recursos se convierten cada vez más en factores de costos recurrentes y calculables. Esto hace que cobre importancia una pregunta que anteriormente se abordaba principalmente desde una perspectiva técnica:
¿Qué información debe permanecer de forma permanente en el sistema SAP productivo y qué información puede almacenarse de manera más económica fuera del núcleo operativo?
Una estrategia bien diseñada de archivado de datos y documentos puede ayudar a limitar el crecimiento de los sistemas productivos y mantener la información histórica fuera del sistema operativo sin perder su disponibilidad. Esto no solo influye en las necesidades de almacenamiento, sino que también puede afectar al rendimiento, la administración y la evolución de los costos a largo plazo del entorno SAP.
De este modo, el archivado deja de ser únicamente una cuestión de cumplimiento normativo y se convierte cada vez más en una decisión económica.
El archivado es una decisión de arquitectura
Hay otro aspecto que en los proyectos RISE suele hacerse evidente relativamente tarde: un archivo es mucho más que almacenamiento.
Debe integrarse en los procesos SAP, asignar los documentos claramente a los procesos empresariales correspondientes, respetar los permisos de acceso y garantizar la disponibilidad a largo plazo. A esto se suma la cuestión de qué interfaces se necesitan hoy y cuáles serán necesarias en el futuro.
Los entornos SAP existentes suelen trabajar con ArchiveLink. Al mismo tiempo, CMIS está adquiriendo una importancia creciente para los escenarios cloud modernos de SAP. Las empresas que planifican su estrategia de archivado desde una fase temprana pueden tener en cuenta no solo sus necesidades actuales, sino también la evolución futura de su entorno SAP.
Esto es especialmente relevante cuando una empresa prevé seguir modificando su arquitectura en los próximos años. Una solución de archivado no debería tener que replantearse por completo cada vez que cambia el modelo operativo de SAP.
Por qué el archivado no debería abordarse justo antes del go-live
Si el archivado solo se considera poco antes del go-live, muchas decisiones fundamentales ya se habrán tomado. En ese momento, la arquitectura, las interfaces, los volúmenes de datos, las responsabilidades y los modelos operativos suelen estar ya definidos en gran medida.
El archivo tendrá entonces que adaptarse a una arquitectura que ya ha sido establecida.
Es más conveniente incluir el archivado desde una fase temprana del proyecto. Entre otras cuestiones, debería determinarse qué documentos y datos deben conservarse a largo plazo, qué reglas de conservación y eliminación se aplican, qué contenidos de archivos existentes deben incorporarse y cómo debe diseñarse la integración con el futuro entorno SAP.
De esta forma, una tarea técnica que suele abordarse tarde se convierte en una parte planificable de la transformación.
Qué debe ofrecer una estrategia moderna de archivado para RISE
Una solución de archivado moderna debe cumplir, en primer lugar, los requisitos fundamentales para un almacenamiento de documentos seguro, inalterable y trazable para auditorías. Sin embargo, en escenarios RISE se añaden otras exigencias.
La solución debería integrarse en los procesos SAP existentes sin necesidad de una interfaz de usuario adicional, ser compatible con diferentes escenarios SAP y poder evolucionar junto con la estrategia cloud de la empresa. Un modelo de costos transparente es igualmente importante. Si las empresas evalúan cada vez más su entorno SAP en función del consumo y de los costos recurrentes, el archivado debería seguir el mismo principio.
Una arquitectura cloud-native puede marcar una diferencia importante en este aspecto. Un archivo desarrollado específicamente para la nube no necesita una infraestructura tradicional de servidores que simplemente se haya trasladado a otro centro de datos. En su lugar, puede utilizar los recursos cloud de forma flexible y en función de las necesidades reales.
Cómo ayuda arcana solutions en escenarios RISE
El arcana Documentserver fue desarrollado como una solución de archivado cloud-native y puede integrarse directamente en entornos SAP. Los usuarios continúan trabajando dentro de sus procesos SAP habituales, sin necesidad de utilizar una interfaz de archivo adicional.
Gracias a la compatibilidad con ArchiveLink y CMIS, el archivo puede utilizarse tanto en escenarios SAP existentes como en arquitecturas cloud modernas. De este modo, las empresas pueden seguir operando su entorno actual y, al mismo tiempo, crear una base para futuros cambios.
El modelo de costos de arcana solutions también sigue el principio de la nube: el archivado no se factura mediante licencias por usuario, sino en función del volumen realmente utilizado. Especialmente dentro de una estrategia RISE, esto aporta transparencia y permite relacionar de forma clara los costos de archivado con la evolución del volumen de datos.
Conclusión: RISE es el momento adecuado para reevaluar la estrategia de archivado
RISE with SAP ofrece a las empresas la oportunidad de modernizar profundamente su entorno SAP. Esta oportunidad no debería terminar en los límites del sistema SAP productivo.
Si una empresa ya está analizando su arquitectura, Clean Core, el modelo operativo y los costos futuros, también debería plantearse cómo gestionará sus datos y documentos durante los próximos años. ¿Qué información debe permanecer realmente en el núcleo operativo? ¿Qué información puede trasladarse a un archivo seguro y trazable para auditorías? ¿Qué interfaces serán necesarias en el futuro? ¿Y qué costos recurrentes generará la arquitectura elegida?
Las empresas que responden a estas preguntas desde el principio no solo evitan sorpresas desagradables poco antes del go-live. Una estrategia de archivado bien diseñada puede reducir la carga de los sistemas SAP productivos, contribuir al cumplimiento normativo, aportar mayor transparencia de costos y, al mismo tiempo, ofrecer más flexibilidad para la evolución futura del entorno SAP.
arcana solutions ayuda a las empresas a planificar el archivado desde el principio como parte integral de su estrategia SAP y RISE: cloud-native, integrado con SAP y diseñado para ofrecer flexibilidad a largo plazo.
