RISE with SAP verändert nicht nur den technischen Betrieb eines SAP-Systems. Infrastruktur wandert aus dem eigenen Rechenzentrum, Investitionen werden planbarer und viele Aufgaben, die Unternehmen bisher selbst übernommen haben, werden zunehmend als Service bezogen.
Das klingt zunächst nach einer deutlichen Vereinfachung der SAP-Landschaft. Doch im Zuge einer RISE-Transformation gibt es Themen, die dadurch nicht automatisch verschwinden. Eines davon ist die Archivierung.
Bestehende Dokumente müssen weiterhin verfügbar sein, gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten unverändert und auch die Frage, wie Informationen langfristig revisionssicher gespeichert werden, muss beantwortet werden. Gleichzeitig bekommt das Datenvolumen in einem Cloud- und Servicemodell eine stärkere wirtschaftliche Bedeutung.
Deshalb sollte die Archivierung bei RISE with SAP nicht als nachgelagerter Projektschritt betrachtet werden. Sie ist Teil der Architektur-, Compliance- und Kostenstrategie.
RISE verändert den Betrieb – nicht die Anforderungen an Ihre Dokumente
Beim Wechsel zu RISE verändert sich zunächst die Betriebsform des SAP-Systems. Was sich dadurch jedoch nicht ändert, sind die gesetzlichen und organisatorischen Anforderungen an geschäftsrelevante Informationen.
Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und andere aufbewahrungspflichtige Dokumente müssen weiterhin über die vorgeschriebenen Zeiträume verfügbar, nachvollziehbar und vor unzulässigen Veränderungen geschützt sein. Auch Anforderungen aus GoBD und DSGVO bestehen unabhängig davon, ob SAP im eigenen Rechenzentrum oder im Rahmen eines Cloud-Modells betrieben wird.
Ein häufiger Denkfehler besteht deshalb darin, den Umzug des SAP-Systems mit dem Umzug beziehungsweise der Lösung des Archivthemas gleichzusetzen. Die Archivstrategie, die benötigten Schnittstellen und die langfristige Speicherung der Dokumente müssen weiterhin bewusst geplant werden.
Warum Datenvolumen bei RISE auch zur Kostenfrage wird
In klassischen On-Premise-Landschaften sind über viele Jahre große Datenbestände entstanden. Die damit verbundenen Kosten verteilen sich auf eigene Infrastruktur, Storage, Administration, Wartung und weitere Betriebsaufwände und sind dadurch nicht immer unmittelbar einem einzelnen Gigabyte Daten zuzuordnen.
In einem Cloud- und Servicemodell verändert sich diese Betrachtung. Datenvolumen und Ressourcenverbrauch werden stärker zu kalkulierbaren laufenden Faktoren. Damit gewinnt eine Frage an Bedeutung, die früher häufig vor allem technisch betrachtet wurde:
Welche Informationen müssen dauerhaft im produktiven SAP-System verbleiben und welche können außerhalb des operativen Kerns wirtschaftlicher aufbewahrt werden?
Eine durchdachte Daten- und Dokumentenarchivierung kann dabei helfen, das Wachstum produktiver Systeme zu begrenzen und historische Informationen aus dem operativen System herauszuhalten, ohne ihre Verfügbarkeit zu verlieren. Das beeinflusst nicht nur den Speicherbedarf, sondern kann sich auch auf Performance, Administration und die langfristige Kostenentwicklung der SAP-Landschaft auswirken.
Archivierung wird damit von einer reinen Compliance-Aufgabe zunehmend auch zu einer wirtschaftlichen Entscheidung.
Archivierung ist eine Architekturentscheidung
Ein zweiter Punkt wird bei RISE-Projekten häufig erst relativ spät sichtbar: Ein Archiv besteht nicht nur aus Speicher.
Es muss in die SAP-Prozesse integriert werden, Dokumente eindeutig zuordnen, Berechtigungen berücksichtigen und die langfristige Verfügbarkeit gewährleisten. Hinzu kommt die Frage, welche Schnittstellen heute und in Zukunft benötigt werden.
Bestehende SAP-Landschaften arbeiten häufig mit ArchiveLink. Gleichzeitig gewinnt CMIS für moderne SAP-Cloud-Szenarien an Bedeutung. Wer seine Archivstrategie frühzeitig plant, kann deshalb nicht nur den aktuellen Bedarf berücksichtigen, sondern auch die weitere Entwicklung der SAP-Landschaft.
Das ist besonders relevant, wenn ein Unternehmen seine Architektur in den kommenden Jahren weiter verändern möchte. Eine Archivlösung sollte nicht bei jeder Veränderung des SAP-Betriebsmodells erneut grundsätzlich infrage gestellt werden müssen.
Warum das Thema nicht erst vor dem Go-live auf den Tisch gehört
Wird die Archivierung erst kurz vor dem Go-live betrachtet, sind viele grundlegende Entscheidungen bereits getroffen. Architektur, Schnittstellen, Datenmengen, Verantwortlichkeiten und Betriebsmodelle stehen zu diesem Zeitpunkt häufig weitgehend fest.
Dann muss das Archiv in eine bereits definierte Landschaft eingepasst werden.
Sinnvoller ist es, die Archivierung bereits in einer frühen Projektphase zu berücksichtigen. Dabei sollten unter anderem geklärt werden, welche Dokumente und Daten langfristig benötigt werden, welche Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten, welche bestehenden Archivbestände übernommen werden müssen und wie die Integration in die zukünftige SAP-Landschaft aussehen soll.
So wird aus einer späten technischen Aufgabe ein planbarer Bestandteil der Transformation.
Was eine moderne Archivstrategie für RISE leisten sollte
Eine zeitgemäße Archivlösung sollte zunächst die grundlegenden Anforderungen an eine revisionssichere und nachvollziehbare Dokumentenablage erfüllen. Für RISE-Szenarien kommen jedoch weitere Anforderungen hinzu.
Die Lösung sollte sich möglichst ohne zusätzliche Benutzeroberfläche in bestehende SAP-Prozesse integrieren lassen, unterschiedliche SAP-Szenarien unterstützen und mit der weiteren Cloud-Strategie des Unternehmens wachsen können. Ebenso wichtig ist ein transparentes Kostenmodell, denn wenn Unternehmen ihre SAP-Landschaft stärker nach Verbrauch und laufenden Kosten bewerten, sollte auch die Archivierung diesem Gedanken folgen.
Cloud-native Architektur kann dabei einen wesentlichen Unterschied machen. Ein für die Cloud entwickeltes Archiv benötigt keine klassische Serverlandschaft, die lediglich in ein anderes Rechenzentrum verschoben wurde, sondern kann Cloud-Ressourcen flexibel und bedarfsgerecht nutzen.
Wie arcana solutions RISE-Szenarien unterstützt
Der arcana Documentserver wurde als cloud-native Archivlösung entwickelt und lässt sich direkt in SAP-Landschaften integrieren. Die Anwender arbeiten weiterhin innerhalb ihrer gewohnten SAP-Prozesse; eine zusätzliche Archivoberfläche ist nicht erforderlich.
Mit der Unterstützung von ArchiveLink und CMIS kann das Archiv sowohl bestehende SAP-Szenarien als auch moderne Cloud-Architekturen abbilden. Damit lässt sich eine vorhandene Landschaft weiter betreiben und gleichzeitig eine Grundlage für zukünftige Veränderungen schaffen.
Auch beim Kostenmodell folgt arcana solutions dem Cloud-Gedanken: Die Archivierung wird nicht über Benutzerlizenzen abgerechnet, sondern orientiert sich am tatsächlich genutzten Volumen. Gerade in einer RISE-Strategie schafft das Transparenz und ermöglicht es, Archivkosten nachvollziehbar mit der Entwicklung des Datenbestands zu verbinden.
Fazit: RISE ist der richtige Zeitpunkt, die Archivstrategie neu zu bewerten
RISE with SAP bietet Unternehmen die Gelegenheit, ihre SAP-Landschaft grundsätzlich zu modernisieren. Diese Gelegenheit sollte nicht an der Grenze des produktiven SAP-Systems enden.
Wer ohnehin über Architektur, Clean Core, Betrieb und zukünftige Kosten nachdenkt, sollte gleichzeitig prüfen, wie Daten und Dokumente in den kommenden Jahren verwaltet werden sollen. Welche Informationen müssen tatsächlich im operativen Kern verbleiben? Welche können revisionssicher ausgelagert werden? Welche Schnittstellen werden zukünftig benötigt? Und welche laufenden Kosten entstehen durch die gewählte Architektur?
Wer diese Fragen früh beantwortet, verhindert nicht nur unangenehme Überraschungen kurz vor dem Go-live. Eine durchdachte Archivstrategie kann produktive SAP-Systeme entlasten, Compliance unterstützen, Kosten transparenter machen und gleichzeitig mehr Flexibilität für die weitere Entwicklung der SAP-Landschaft schaffen.
arcana solutions unterstützt Unternehmen dabei, die Archivierung von Beginn an als Bestandteil ihrer SAP- und RISE-Strategie zu planen – cloud-native, SAP-integriert und auf langfristige Flexibilität ausgelegt.
