Das BMF hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 unmissverständlich klargestellt, dass bei hybriden Rechnungsformaten wie ZUGFeRD ausschließlich der strukturierte XML-Datensatz rechtlich bindend ist. Die visuelle PDF-Anzeige hat keine steuerliche Relevanz mehr, es sei denn, sie enthält abweichende oder ergänzende steuerlich bedeutsame Informationen. Das bedeutet: Fehlen Pflichtangaben im XML-Code oder weichen sichtbare PDF-Daten und eingebettete XML-Daten voneinander ab, kann der Vorsteuerabzug in Gefahr geraten, selbst wenn das PDF auf den ersten Blick fehlerfrei aussieht.
In dieser Episode erklärt der CEO von arcana, warum die klassische Sichtprüfung von Rechnungen ausgedient hat und ein nahtloses Ineinandergreifen von Rechnungsprüfungs-Software und einem Cloud-nativen Dokumentenarchiv zwingend erforderlich ist. Wir werfen zudem einen Blick auf die ab dem 1. Januar 2027 geltende B2B-Versandpflicht für E-Rechnungen und betonen die Notwendigkeit, XML-Daten für die verkürzte Frist von 8 Jahren GoBD-konform im Original aufzubewahren.
Dabei greifen wir auch die Erkenntnisse aus unserer vorangegangenen Infrastruktur-Analyse (basierend auf realen Azure-Kostenauswertungen) wieder auf: Ein intelligentes SaaS-Archiv wie arcana schützt Sie nicht nur vor den Compliance-Risiken der neuen E-Rechnungspflicht, sondern bewahrt Sie auch vor den uferlosen, versteckten Betriebs- und Speicherkosten einer selbstgebauten IaaS-Lösung.