Digitale Prozesse brauchen mehr als moderne Technologie.
Die SAP Public Cloud steht für einen neuen Standard im ERP-Bereich: schlank, skalierbar, schnell implementiert. Doch bei aller Innovationskraft bleibt ein Aspekt oft zu wenig beachtet – die langfristige, gesetzeskonforme Speicherung von Dokumenten und Daten.

Denn so modern digitale Belege wie Rechnungen oder Verträge auch sind: Sie unterliegen strengen Aufbewahrungspflichten. Eine lückenlose, revisions- und rechtssichere Archivierung ist keine Kür, sondern Pflicht.

Revisionssicherheit vs. Rechtssicherheit – was ist was?

Im Alltag werden beide Begriffe oft gleichgesetzt. In der Praxis gibt es aber klare Unterschiede:

• Revisionssicherheit meint die technische Unveränderbarkeit. Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht manipuliert werden – oder nur mit vollständiger Protokollierung.
• Rechtssicherheit bezieht sich auf die juristische Korrektheit: Die Art der Erfassung, Verarbeitung und Speicherung muss gesetzlichen Vorgaben wie GoBD oder DSGVO entsprechen.

Nur wenn beide erfüllt sind, ist das Unternehmen im Fall einer Prüfung oder eines Rechtsstreits wirklich auf der sicheren Seite.

Archivierung mit SAP – warum das nicht automatisch geregelt ist

SAP unterscheidet zwischen Datenarchivierung (für Performance) und Dokumentenarchivierung (für Compliance). Letztere betrifft geschäftsrelevante Originaldokumente – etwa Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder E-Mails.

SAP stellt zwar die Schnittstellen zur Verfügung – etwa ArchiveLink oder CMIS –, liefert aber kein eigenes GoBD-konformes Archivsystem mit. Das bedeutet:
Die Verantwortung für die gesetzeskonforme Ablage liegt beim Unternehmen selbst.

Ein reales Risiko, das oft unterschätzt wird – insbesondere in Public-Cloud-Umgebungen.

ILM und Löschfristen – auch löschen will gelernt sein

Mit SAP Information Lifecycle Management (ILM) lassen sich Aufbewahrungs- und Löschfristen steuern. Das ist nicht nur gesetzlich notwendig – z. B. durch DSGVO oder Handelsrecht –, sondern auch ein wichtiger Baustein für Datenschutz und Systemhygiene.

Doch ILM allein reicht nicht:
Ohne ein angebundenes Archivsystem, das sowohl die Speicherung als auch das spätere, regelbasierte Löschen unterstützt, bleibt das Konzept lückenhaft.

Die SAP Public Cloud braucht ein Drittarchiv

Ein häufiger Irrtum: „Die Cloud macht das schon.“
Doch die SAP Public Cloud speichert Dokumente nicht nach dem WORM-Prinzip (Write Once, Read Many). Auch die Anforderungen an Betriebsprüfungen (z. B. GoBD-Zugriffspflichten) werden nicht automatisch erfüllt.

Erst durch die Anbindung eines externen Cloud-Archivs, wie dem von arcana solutions, wird aus einer modernen SAP-Umgebung eine wirklich revisions- und rechtssichere Plattform. CMIS sorgt für die technische Integration, das Archiv für Langzeitverfügbarkeit und Unveränderbarkeit.

E-Rechnungspflicht ab 2027 – der nächste Meilenstein

Ab 2027 wird die elektronische Rechnung für große Unternehmen verpflichtend, ab 2028 für alle. Und jede E-Rechnung unterliegt den gleichen strengen Archivierungspflichten wie klassische Papierdokumente.

Mit der SAP Public Cloud und der Business Technology Platform (BTP) ist CMIS die Standard-Schnittstelle. Das Cloud-Archiv von arcana solutions ist vollständig darauf ausgelegt – inklusive GoBD- und DSGVO-Konformität.

Lift & Shift oder native Cloud – strategische Weichen stellen

Viele Unternehmen übertragen bestehende Archivlösungen 1:1 in die Cloud – sogenanntes Lift & Shift. Das spart zunächst Aufwand, bringt aber langfristig Altlasten mit: hohe Kosten, eingeschränkte Skalierbarkeit, begrenzte Automatisierung.

Eine nativ cloudfähige Lösung wie die von arcana solutions geht einen anderen Weg:
Automatisierte Bereitstellung im SAP-Kundentenant, dynamische Skalierung, kein eigener Infrastrukturaufwand.

Fazit: Wer SAP Public Cloud denkt, sollte Archivierung nicht als technisches Beiwerk sehen – sondern als strategischen Bestandteil der Gesamtarchitektur.

Vertrauen durch Technik – so funktioniert sichere Archivierung

Ein modernes Cloud-Archivsystem braucht klare Mechanismen:

• Speicherung nach dem WORM-Prinzip
• Verschlüsselung auf allen Ebenen
• Granulare Zugriffskontrolle
• Vollständige Audit-Logs
• Langzeitlesbarkeit (z. B. durch PDF/A)

Das Archiv von arcana solutions erfüllt diese Anforderungen – standardisiert, revisionssicher, zukunftsfähig.

Datenhoheit? Bleibt beim Kunden.

Ein oft unterschätzter Punkt: In der Public Cloud bleibt der Zugriff auf archivierte Daten immer unter Kontrolle des Unternehmens. Das Berechtigungskonzept wird im SAP-System gesteuert, nicht im Archiv.

Das bedeutet: Datenschutz, Transparenz und Compliance bleiben vollständig in Ihrer Hand.

Fazit: Früh planen. Sicher entscheiden.

Die SAP Public Cloud ist eine moderne Plattform – aber keine All-in-one-Lösung für gesetzeskonforme Archivierung. Wer auf Nummer sicher gehen will, plant das passende Archivsystem von Anfang an mit ein.

Ein natives Cloud-Archiv wie das von arcana solutions ergänzt die SAP Public Cloud dort, wo es darauf ankommt: bei der Langzeitverfügbarkeit, Revisionssicherheit und Compliance.

Ob Sie gerade starten oder bereits live sind – wir begleiten Sie gerne.

Von Tanja Fischer (Cpro INDUSTRY), Bernhard Morell und Fabian Keller (arcana solutions)